早上7點40分，陳玉婷將孩子送到公司附近的學校後，就直接進入辦公室；8點不到，她已開始了一天的工作行程。 陳玉婷看看時間，離每周一、四的例行會議還有半個小時，於是她決定先處理昨晚助理幫她整理好、放在桌上第二層公文架裡的待辦文件，這些文件中可能包括了客戶的來電或e-mail、公司的相關報表等。 處理完之後，陳玉婷打了幾通電話給她今天預定要拜訪的客戶，做再次的確認，以免客戶臨時有事而白跑一趟。 開完會，陳玉婷利用1～1.5個鐘頭的時間整理今天要帶出門的公事包，這裡面可能包括了客戶保單周年檢視的建議書、簽約文件、或是保單變更、轉帳等各類表單；陳玉婷習慣將每位客戶的資料分別放在不同的檔案夾裡。 如果今天要拜訪8位客戶，就會有8個檔案來；臨出門前，只要再次確認檔案夾的數量就可以了。因為她認為，事前多一分鐘的準備，可省去事後可能要再跑一趟的幾倍時間。 尤其對從事業務工作的她來說，每個禮拜就像是「跟時間的競賽」。怎麼說呢？ 原來，在保德信人壽有一項特別的工作文化「3W」，也就是「每周成交3張保單」。為此，陳玉婷也發展出一套「一周之計（計畫）在周四」的工作哲學。 目標導向：以周四為起始點 一般來說，保單的銷售流程包括：做需求分析→遞送建議書（要推薦名單）→做體檢→成交。如果一個禮拜裡有三、四天都在做需求分析，那這個禮拜要成交3張保單根本不可能；所以需求分析必須是在上禮拜四、五，甚至利用周六的時間做完。 因此陳玉婷以「周四」為劃分點，周一～周三為「上半周」，工作重點放在遞送建議書和成交的動作上；周四～周六為「下半周」，工作重點是約訪下周的客戶與需求分析。 從需求分析到遞送建議書，陳玉婷認為「原則上，最好不要超過一個禮拜」，因為一般人對事情的熱度不會超過10天，如果加上體檢、送保單的時間，大約是兩個禮拜。但也有可能做完需求分析，對方的認同度很高，當天就遞送建議書；如果對方支支吾吾，可能會晚幾天，就看與客戶互動的情形而定。 因此，如果在前3天就送了6件建議書，依照陳玉婷目前的功力，一定會有3件以上成交，這個禮拜的目標就能達成。如果周一～周三都沒有成交，就必須把之後的行程（送建議書）、或是比較有可能成交的客戶，提前到這個禮拜來做；如果還是沒有進展的話，可能就必須利用周六、日的時間拜訪客戶。 靠著如此精密與規格化的時程表，不僅讓陳玉婷從容地完成每周的工作，至目前（2005年9月底）為止，更已持續621周達成3W的目標。 做好時間管理的4項準則 隨著3W的不斷成長，陳玉婷目前累積的客戶名單高達兩千多筆。根據統計，要讓客戶感覺到被服務，一年要有12次以上的機會，讓他看到你、或聽到你的名字、聲音或訊息。而這只是服務的部分，如果再加上例行性的開發、約訪客戶、成交、理賠等工作，同樣一天只有24小時的陳玉婷，又如何能做好時間的分配？ 陳玉婷坦承，光靠她一個人的力量是做不到，因此她時間管理的第一項原則就是，有些事情要「助理化」。 舉例來說，保德信每天固定會列出保戶的保單周年報表，陳玉婷拿到報表後會先做分類：請助理做聯繫的、和自己負責聯繫的。 請助理做的部分，陳玉婷會要求在保單周年報表上要呈現3個訊息：客戶需不需她再去做周年的檢視？有沒有讓客戶清楚了解目前的保單狀況？所有的聯絡方式有沒有改變？ 因為每個人工作時間是有限的，透過分工，陳玉婷才能有更多時間去做其他重要的事。她把助理比喻為足球賽中的後衛與守門員，負責後端的服務與支援；而她只要專心踢球，得分就好了。 第二是「表格化」。因為工作關係，陳玉婷的大半時間都是在行動中或辦公室以外，有時客戶打電話來，剛好在馬路上不方便長談，通常她會準備幾張小紙條，先把對話內容大概記下來，等回到公司後，再一一回覆。 所謂的紙條，其實就是把一張A4的紙四分法（對折再對折），外面寫的是比較緊急、重要的，裡面的是不太緊急的。然後會把這些紙條集中放在一個透明夾裡，處理過的，就把它劃掉。 第三是「習慣化」。陳玉婷認為，要提升工作效率，「隨手做」是很重要的。比方說，她今天預訂要拜訪8位客戶，她的公事包裡就會有8個按時間順序排列的檔案夾，然後每拜訪完一位客戶，他的檔案來就會放到後面。 除此之外，陳玉婷公事包裡的其他配備，像筆放在哪裡、記事本在哪裡、名片在哪裡，也都是規格化的，這樣隨時要拿什麼東西，就絕對不會有誤差。 第四是「電腦化」。兩千多筆客戶資料的管理，當然就需要借助電腦化管理。尤其陳玉婷的客戶主要都是以族群來分類：家族、公司行號、以及所屬社團，透過電腦及PDA等工具的搜尋功能，隨時都能快速地找到所需的資料。 **時間最大的彈性在自己 ** 由於所運用的工具幾乎都是公司的表格，而被同事戲稱為「公司的乖寶寶」的陳玉婷，一切行事都按表操課，但她也強調，時間表只是輔助管理時間的一個工具，最大的時間彈性還是在自己。 比方原本要拜訪的客戶，臨時取消了約會，而離下一個行程又還有段空檔時，怎麼辦？陳玉婷的做法是，馬上拿出隨身配備的客戶名單，看看有哪位客戶剛好在附近，方便的話就順道過去拜訪。 或者是，在緊湊的行程中，臨時有理賠的狀況，對陳玉婷來說，理賠一定是第一要務。陳玉婷就曾有次在前往新竹拜訪客戶的途中，得知有位客戶在林口剖腹生產，於是她就請預約的司機先繞到林口，探望這位客戶之後，再趕去新竹；等到新竹的事辦完後，再回林口，看看有沒有需要協助的地方，既順道、又有彈性地運用了零碎的時間。 隨時保持機動的彈性，才能讓自己從容地完成每周、每月、甚至年度的工作要求，這也是陳玉婷能持續達成銷售目標的成功關鍵。 陳玉婷的時間管理方程式 Knowledge 知識 充分掌握自己可運用的時間，再連結到欲達成的目標（每周成交3張保單），預先做好時間分配。 Attitude 態度 時間表只是管理時間的輔助工具，最大的彈性還是在自己。 Skill 技術 善用助理化、表格化、習慣化與電腦化，做好時間管理；應用A4便條紙，摘記待辦事項。 Habit 習慣 出門前再次確認當天行程，檢視所需資料是否備齊；公事包規格化，取用物品及資料隨手做歸檔。 陳玉婷 Profile 1992年5月進入保德信人壽，該年即獲得保德信人壽夏威夷銷售會議競賽的銀牌獎；1994、95年連續獲得保德信總經理盃銷售競賽冠軍。自1996年起擔任首席壽險顧問，至今已連續621周達成每週成交3張保單紀錄，目前為MDRT（百萬圓桌會議）終身會員。
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